ΕΙΔΙΚΗ ΠΡΟΤΑΣΗ ΤΟΥ ΣΥΜΠΑΡΑΣΤΑΤΗ ΤΟΥ ΔΗΜΟΤΗ ΚΑΙ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ : Θεόδωρου Τζίνα

Προς: κ. Δήμαρχο Θερμαϊκού Κοινοποίηση:

1. Δημοτικό Συμβούλιο 2. Γενική Γραμματέα Δήμου ΕΙΔΙΚΗ ΠΡΟΤΑΣΗ 1/2020 Θέμα: Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση – Ψηφιοποίηση Διαδικασιών – Μείωση Γραφειοκρατίας

Περίληψη πρότασης O Συμπαραστάτης του Δημότη και της Επιχείρησης, στο πλαίσιο της αρμοδιότητάς του μπορεί να διατυπώνει προτάσεις βελτίωσης της δημοτικής Διοίκησης. Η παρούσα πρόταση αφορά στην αναβάθμιση των ηλεκτρονικών υπηρεσιών του Δήμου και αρθρώνεται σε τρεις άξονες με αντίστοιχους στόχους: 1. Την βελτίωση της εσωτερικής λειτουργίας των υπηρεσιών του Δήμου, 2. Την αναβάθμιση της εξυπηρέτησης των δημοτών μέσω της ψηφιοποίησης των διαδικασιών, 3. Την άρση του αποκλεισμού ευάλωτων ομάδων από την κοινωνία της πληροφορίας.

Ι. Εισαγωγή O Συμπαραστάτης του Δημότη και της Επιχείρησης, στο πλαίσιο της αρμοδιότητάς του σύμφωνα με το άρθρο 77 παράγραφος 5 του Ν.3852/2010, προβαίνει στη διατύπωση προτάσεων βελτίωσης της δημοτικής Διοίκησης και των σχέσεων της με το κοινό. Οι ειδικές προτάσεις του συμπαραστάτη υποβάλλονται στον δήμαρχο, κοινοποιούνται στο δημοτικό συμβούλιο και στον γενικό γραμματέα του δήμου και αναρτώνται στην ιστοσελίδα του δήμου. Η παρούσα πρόταση αφορά στην αναβάθμιση των ηλεκτρονικών υπηρεσιών του

2 Δήμου για την καλύτερη και ταχύτερη εξυπηρέτηση των δημοτών. Την τελευταία τουλάχιστον δεκαετία, σταδιακά και στη χώρα μας συντελείται μια μετάβαση στην ψηφιακή τεχνολογία, σε όλες τις βαθμίδες της δημόσιας διοίκησης, σε ότι αφορά τις συναλλαγές και την εξυπηρέτηση του κοινού. Η υγειονομική κρίση της τελευταίας χρονιάς επιτάχυνε την διαδικασία αυτή. Ο Δήμος μας όχι μόνο πρέπει να μην μείνει πίσω σε αυτή την διαδικασία αλλά αντίθετα να πρωτοστατήσει. Κύριε Δήμαρχε με την θέσπιση αντιδημαρχίας ηλεκτρονικής διακυβέρνησης δείξατε την πολιτική βούληση να προωθήστε τον ψηφιακό εκσυγχρονισμό των υπηρεσιών του Δήμου μας.

Ήδη οι πρώτες προσπάθειες της αντιδημαρχίας π.χ. με την εφαρμογή «πολίτης Θερμαϊκού» και την βελτίωση της ιστοσελίδας του Δήμου έχουν θετικό αντίκτυπο. Ωστόσο εάν θέλουμε να γίνει μια βαθιά τομή στην λειτουργία των δημοτικών υπηρεσιών και ένα «άλμα προς το μέλλον» στην εξυπηρέτηση του πολίτη μέσω των νέων τεχνολογιών, απαιτείται μια σημαντική επένδυση σε ηλεκτρονικό εξοπλισμό και προγράμματα.

Οι υφιστάμενες οικονομικές και τεχνικές δυνατότητες, σε συνδυασμό με το μικρό αριθμό εξειδικευμένου προσωπικού, θεωρώ ότι δεν είναι επαρκείς. Προτείνω η διοίκηση του Δήμου να σχεδιάσει ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα αναβάθμισης των ηλεκτρονικών λειτουργιών του δήμου εγγράφοντας τα απαιτούμενα κονδύλια στον επόμενο προϋπολογισμό ή/και να αναζητήσει χρηματοδότηση μέσω κάποιου προγράμματος. Παρακάτω παρουσιάζω τους βασικούς άξονες αυτού του σχεδιασμού, οι οποίοι θα διαμορφωθούν τελικά με την συμμετοχή και τις απόψεις τόσο των πολιτικών όσο και των υπηρεσιακών παραγόντων. Επιπλέον βοήθεια μπορεί να αναζητηθεί εκτός Δήμου, από ειδικούς επιστήμονες, άλλους Δήμους, Περιφέρεια, Υπουργεία Εσωτερικών και Ψηφιακής Πολιτικής, κλπ.

ΙΙ. Η πρόταση Α. Εσωτερική λειτουργία υπηρεσιών – Πρωτόκολλο – Ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων Μέχρι σήμερα ο Δήμος μας δεν διαθέτει ενιαίο και ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα, οι διάφορες υπηρεσίες του Δήμου δεν είναι δικτυωμένες μεταξύ τους και το πρωτόκολλο είναι μεν ηλεκτρονικό αλλά δεν γίνεται ηλεκτρονική διακίνηση των εγγράφων, ούτε υπάρχει δυνατότητα ηλεκτρονικής παρακολούθησης της διαδρομής και της διεκπεραίωσης των εγγράφων, επομένως και των διαφόρων υποθέσεων. Αν στα παραπάνω προσθέσουμε ότι ο Δήμος διαθέτει πολλές υπηρεσιακές μονάδες σε διαφορετικά σημεία και δημοτικά διαμερίσματα, προκύπτει ως συνέπεια συχνά η καθυστέρηση στην διεκπεραίωση αρκετών υποθέσεων των δημοτών ή άλλων συναλλασσόμενων με τον Δήμο.

Ενώ υπάρχουν περιπτώσεις εγγράφων/υποθέσεων που 3 «ξεχνιούνται» ή και «χάνονται». Το πρωτόκολλο είναι η πύλη εισόδου-εξόδου κάθε είδους εγγράφου και αποτελεί τον καθρέφτη λειτουργίας κάθε δημόσιας υπηρεσίας. Σε αυτό αποτυπώνεται το πλήθος των υποθέσεων και ο ρυθμός διεκπεραίωσής τους. Σήμερα η ψηφιακή τεχνολογία δίνει την δυνατότητα, πέρα από την αποτύπωση και καταγραφή, το πρωτόκολλο να γίνει ένα δυναμικό εργαλείο ταχείας εξυπηρέτησης των πολιτών και διευκόλυνσης των δημοτικών υπαλλήλων αλλά και βελτίωσης της ποιότητας και της διαφάνειας στην λειτουργία του Δήμου.

Η πρόταση συνοψίζεται ως εξής:

1. Εγκατάσταση ενιαίου δικτύου σε όλες τις υπηρεσιακές μονάδες του Δήμου και διασύνδεση όλων των ηλεκτρονικών υπολογιστών σε κάθε θέση εργασίας.

2. Αγορά ενός σύγχρονου προγράμματος πρωτοκόλλου και ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων και εγκατάστασή του σε όλους τους ηλεκτρονικούς υπολογιστές κάθε υπηρεσίας ώστε όλα τα έγγραφα να διακινούνται ηλεκτρονικά.

3. Διαβαθμισμένη και πιστοποιημένη πρόσβαση στο πρόγραμμα όλων των αρμοδίων υπαλλήλων στα έγγραφα και στις υποθέσεις που τους έχουν ανατεθεί. Κατά αυτόν τον τρόπο: • η πρωτοκόλληση κάθε εισερχόμενου ή/και εξερχόμενου εγγράφου θα μπορεί γίνεται ενιαία μεν, αποκεντρωμένα δε, από οποιαδήποτε υπηρεσιακή μονάδα, με ταυτόχρονη ψηφιοποίηση του, • η δρομολόγηση των εγγράφων θα γίνεται οριζόντια προς κάθε αρμόδια υπηρεσιακή μονάδα και στην συνέχεια κάθετα εντός της υπηρεσιακής μονάδας, • θα αποτυπώνεται ποιος και πότε παρέλαβε, ανέθεσε ή χρεώθηκε το κάθε έγγραφο, τι ενέργειες έκανε, πώς και πότε το διεκπεραίωσε, • κάθε ιεραρχικός προϊστάμενος θα μπορεί να παρακολουθεί ανά πάσα στιγμή από τον υπολογιστή του την εξέλιξη των υποθέσεων της υπηρεσίας του, • κάθε ενέργεια (από ποιον και πότε έγινε) θα μπορεί να ιχνηλατηθεί.

Β. Εξυπηρέτηση Πολιτών – Ψηφιοποίηση Διαδικασιών Σε επόμενο στάδιο θα πρέπει οι περισσότερες υποθέσεις των δημοτών να διεκπεραιώνονται ηλεκτρονικά, χωρίς αναγκαστικά την φυσική παρουσία του πολίτη στις υπηρεσίες. Βεβαία για την πλήρη υλοποίηση αυτού του στόχου ενδεχομένως να απαιτηθούν νομοθετικές ρυθμίσεις και παρεμβάσεις της κεντρικής κυβέρνησης μέσω των Υπουργείων Εσωτερικών και Ψηφιακής Διακυβέρνησης. Ήδη σχετικές πρωτοβουλίες και ρυθμίσεις έχουν δρομολογηθεί ή υλοποιηθεί. Οπότε κάποιες διαδικασίες μπορούν να 4 ξεκινήσουν στον Δήμο μας άμεσα και για κάποιες να γίνει σχετική προετοιμασία.

Προτείνω: 1. Να συγκροτηθεί ομάδα εργασίας από υπηρεσιακά στελέχη του Δήμου η οποία θα καταγράψει όλες τις λειτουργίες και διαδικασίες του Δήμου για τις οποίες υπάρχει διάδραση με τους πολίτες. Στη συνέχεια να «πρωτυποποιηθούν» όλες οι διαδικασίες και τα σχετικά έγγραφα. Κατά την διαδικασία αυτή θα γίνει προσπάθεια απλοποίησης των διαδικασιών.

2. Στην ιστοσελίδα του Δήμου θα αναρτηθούν όλες οι παρεχόμενες υπηρεσίες προς τους πολίτες και ο τρόπος διεκπεραίωσης τους.

3. Για όσες διαδικασίες καθίσταται εφικτό θα δημιουργηθεί ειδική ηλεκτρονική πλατφόρμα εξυπηρέτησης πολιτών μέσω της οποίας θα διεκπεραιώνεται η υπόθεσή τους και θα λαμβάνουν τα έγγραφα που αιτούνται. Γ. Άρση αποκλεισμών – πρόσβαση σε ηλεκτρονικές υπηρεσίες ευάλωτων ομάδων Με την μετάβαση στην κοινωνία της πληροφορίας και την ψηφιοποίηση πολλών διαδικασιών του δημοσίου όλο και περισσότερες συναλλαγές γίνονται ηλεκτρονικά. Όμως ταυτόχρονα, σημαντικός αριθμός πολιτών δεν έχει την δυνατότητα χρήσης των υπηρεσιών αυτών, είτε γιατί δεν έχει τις απαιτούμενες δεξιότητες (κυρίως άτομα μεγαλύτερης ηλικίας) είτε δεν διαθέτει το ανάλογο εξοπλισμό.

Τα άτομα αυτά είναι αναγκασμένα πολλές φορές είτε να καταφεύγουν σε τρίτους για την παροχή βασικών δημόσιων υπηρεσιών με αντίστοιχη δαπάνη ή/και εξάρτηση είτε να αποκλείονται από την πρόσβαση σε αναγκαίες υπηρεσίες και πληροφορίες, αναιρώντας δικαιώματα αλλά και υποχρεώσεις με δυσάρεστες και πολλές φορές δυσβάστακτες επιπτώσεις.

Η δημοτική αρχή κατά τη γνώμη μου θα πρέπει να καθιερώσει μια διαδικασία πρόσβασης των ανθρώπων αυτών στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες του δήμου και του ευρύτερου δημόσιου τομέα, αρχίζοντας τουλάχιστον από ομάδες που τεκμηριωμένα δεν έχουν την δυνατότητα πρόσβασης αλλά ούτε και την οικονομική ευχέρεια να καταφύγουν σε εξωτερικές υπηρεσίες επαγγελματιών.

Η πρόταση μου έχει δυο σκέλη:

α. Οι υπηρεσίες του Δήμου καταρχήν μέσω της απλούστευσης των διαδικασιών, της αυτεπάγγελτης αναζήτησης πιστοποιητικών και λοιπών εγγράφων αλλά και με την σταδιακά αναμενόμενη αύξηση της διαλειτουργικότητας των υπηρεσιών του δημοσίου να περιορίσει όσο είναι δυνατό τα ζητούμενα από τους πολίτες προσκομιζόμενα έγγραφα για την διεκπεραίωση υποθέσεών τους από τις δημοτικές υπηρεσίες,

β. Δημιουργία «ψηφιακής νησίδας» κοινής χρήσης. Σε κατάλληλο χώρο (πχ στην έδρα των κοινωνικών υπηρεσιών του δήμου ή/και στα ΚΕΠ) να εγκατασταθεί ο κατάλληλος εξοπλισμός (υπολογιστής, εκτυπωτής κλπ) με την απαραίτητη διασύνδεση. Έτσι οι πολίτες, ενδεχομένως και με την βοήθεια υπαλλήλου του δήμου, θα μπορούν να έχουν πρόσβαση σε ηλεκτρονικές υπηρεσίες του Δήμου και του ευρύτερου δημοσίου, λαμβάνοντας πάντα 5 μέριμνα για την τήρηση των κανόνων προστασίας προσωπικών δεδομένων.

ΙΙΙ. Επίλογος Η Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση, σύμφωνα με τις αρχές που έχει θέσει η Ευρωπαϊκή Ένωση και η Ελληνική Πολιτεία, αφορά στον εκσυγχρονισμό της λειτουργίας του Δημοσίου, με όχημα τις Τεχνολογίες Πληροφοριών και Επικοινωνιών, με στόχο τον μετασχηματισμό των υφιστάμενων διαδικασιών και την αναβάθμιση των παρεχόμενων υπηρεσιών προκειμένου η Διοίκηση να καταστεί αποτελεσματικότερη και αποδοτικότερη, εξασφαλίζοντας την ικανοποίηση των αναγκών του κοινωνικού συνόλου και προάγοντας την ενεργή συμμετοχή των πολιτών.

Η ψηφιοποίηση των υπηρεσιακών διαδικασιών θα διευκολύνει την δουλειά και θα αυξήσει την παραγωγικότητα των δημοτικών υπαλλήλων εξασφαλίζοντας την καλύτερη διαχείριση όλων των πόρων. Ταυτόχρονα θα μειωθεί η γραφειοκρατία και ο χρόνος διεκπεραίωσης των υποθέσεων ενώ θα ενισχυθεί η διαφάνεια και η λογοδοσία. Σε επόμενη φάση ο Δήμος μπορεί να δημιουργήσει: α) Πλατφόρμα “Ανοικτών Δεδομένων” με δημοσιευμένα χρήσιμα στοιχεία όλων των υπηρεσιών, β) Πλατφόρμα διαβουλεύσεων με δυνατότητα στον πολίτη να καταθέτει την άποψή του για θέματα του Δήμου, γ) Πλατφόρμα αναμετάδοσης των συνεδριάσεων του Δημοτικού Συμβουλίου και των Επιτροπών Οικονομικών και Ποιότητας Ζωής.

Έτσι θα βελτιωθεί η πληροφόρηση και η συμμετοχή των πολιτών στα δημοτικά δρώμενα. Η «ηλεκτρονική διακυβέρνηση», πέρα από αναγκαίο βήμα εκσυγχρονισμού στη λειτουργία του Δήμου, θεωρώ ότι θα αποτελέσει και ένα αναπτυξιακό εργαλείο για τον τόπο. Τέλος η ευχερέστερη πρόσβαση όλων στην ψηφιακή τεχνολογία και στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες, στην σημερινή εποχή, είναι πλέον κοινωνική αναγκαιότητα και βασική προϋπόθεση για «δημοκρατική διακυβέρνηση».

Ο Συμπαραστάτης του Δημότη και της Επιχείρησης Δήμου Θερμαϊκού Θεόδωρος Α. Τζίνας

Αφήστε μια απάντηση

Η ηλ. διεύθυνση σας δεν δημοσιεύεται. Τα υποχρεωτικά πεδία σημειώνονται με *

Skip to content

Συνεχίζοντας να χρησιμοποιείτε την ιστοσελίδα, συμφωνείτε με τη χρήση των cookies. Περισσότερες πληροφορίες.

Οι ρυθμίσεις των cookies σε αυτή την ιστοσελίδα έχουν οριστεί σε "αποδοχή cookies" για να σας δώσουμε την καλύτερη δυνατή εμπειρία περιήγησης. Εάν συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε αυτή την ιστοσελίδα χωρίς να αλλάξετε τις ρυθμίσεις των cookies σας ή κάνετε κλικ στο κουμπί "Κλείσιμο" παρακάτω τότε συναινείτε σε αυτό.

Κλείσιμο